Obowiązek, który dotyczy tysięcy firm
Od 1 października 2026 roku każdy przedsiębiorca zarejestrowany w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku musi mieć aktywny adres do e-Doręczeń w Bazie Adresów Elektronicznych. To nie jest formalność – samo wpisanie adresu nie wystarczy, bo dopiero aktywowana skrzynka pozwala realnie odbierać i wysyłać pisma.
Aktywacja to dopiero początek
Wielu właścicieli firm popełnia ten sam błąd: składa wniosek i uznaje sprawę za załatwioną. Tymczasem bez aktywacji skrzynki adres pozostaje bezużyteczny. Co więcej, po uruchomieniu usługi trzeba zadbać o jej stałą obsługę – powiadomienia o nowych przesyłkach trafiają na wskazany e-mail, ale mają one wyłącznie charakter informacyjny. Odpowiedzialność za terminowy odbiór korespondencji spoczywa na przedsiębiorcy.
Fikcja doręczenia – największe ryzyko
e-Doręczenia działają jak list polecony za potwierdzeniem odbioru. Jeśli pismo z urzędu nie zostanie odebrane w ciągu 14 dni od wpłynięcia do skrzynki, uznaje się je za skutecznie doręczone. To właśnie tzw. fikcja doręczenia – termin na odpowiedź, odwołanie czy wykonanie obowiązku zaczyna biec niezależnie od tego, czy przedsiębiorca w ogóle zajrzał do wiadomości. Późniejsze otwarcie pisma niczego nie zmienia.
„Samo założenie adresu nie wystarczy. Aby prawidłowo korzystać z usługi, należy aktywować skrzynkę, zadbać o jej bieżącą obsługę oraz zapewnić dostęp osobom odpowiedzialnym za prowadzenie korespondencji w firmie” – przypomina Urząd Miejski w Środzie Wielkopolskiej.
Uprawnienia dla pracowników i księgowych
W wielu firmach korespondencją zajmują się pracownicy, biuro rachunkowe lub pełnomocnicy. Warto wcześniej ustalić, kto odbiera dokumenty, kto go zastępuje i komu przekazywać pisma wymagające dalszych kroków. Przedsiębiorca może nadać uprawnienia do skrzynki konkretnym osobom – ale sama współpraca z księgowością nie daje automatycznego dostępu. Uprawnienia trzeba przyznać odrębnie.
To nie zwykły e-mail
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego – zapewniają dowód nadania i odbioru oraz wywołują skutki prawne. Dlatego skrzynkę należy traktować jako stały element obsługi spraw firmowych, a nie kolejny adres poczty elektronicznej. Szczegółowe informacje dostępne są na stronie gov.pl poświęconej e-Doręczeniom.
Źródło: Urząd Miejski w Środzie Wielkopolskiej (fb)
Fot. m.facebook.com
